Научете на какво трябва да обърнете внимание, когато избирате програма за издаване на фактури за вашия бизнес.
Фирмите с организирано счетоводство са задължени да разполагат с програма за фактуриране, но това не е единствената причина да се инвестира в този вид софтуер. Опростяването на процесите и ефективността са други съществени предимства. Открийте кои са факторите, които трябва да вземете предвид при избора си на програма за издаване на фактури.
9 фактора, на които трябва да обърнете внимание, когато избирате програма за фактуриране
В процеса на избор на програма за издаване на фактури е важно да разгледате всички възможности на пазара, да разговаряте с други мениджъри и да обърнете внимание на някои фактори при вземането на решение. Ето и главните от тях:
1. Определете кои са нуждите на вашия бизнес
Първата ви задача е да определите кои са основните нужди на вашия бизнес и да ги вземете предвид, когато избирате програма за фактуриране. Някои от ограниченията, на които трябва да обърнете внимание, са например колко лесно се използва платформата, дали предлага услуга за обслужване на клиенти, дали програмата работи онлайн или трябва да я инсталирате на компютъра си, дали позволява пренос на данни.
Трябва също така да проверите дали е необходима поддръжка на управлението на складовите наличности, дали предлага опции за интегриране във вашия онлайн магазин, дали позволява издаване на фактури в различни валути, дали предлага известия и дали генерира отчети.
Независимо от вида на вашия бизнес важно е да се уверите дали програмата, която изберете, разполага с функциите, които биха улеснили най-много управлението на вашата фирма по отношение на ежедневните ви дейности.
2. Осигурете си сертифициране от данъчните и митническите власти
Няма смисъл да разчитате на програма за издаване на фактури, която не е сертифицирана от данъчните и митническите власти. Само ако разполагате със сертифицирана програма, можете да си гарантирате, че спазвате действащото законодателство.
Съществуват близо 3000 програми, които са сертифицирани от данъчните и митническите власти, затова трябва да изберете именно тази, която най-добре би се адаптирала към нуждите на вашия бизнес.
3. Проверете дали има ограничение по отношение на броя на потребителите, които ще ползват програмата
Ако работите като самостоятелно заето лице, това няма да представлява проблем за вас. Ако обаче е необходимо няхолко души да имат достъп до системата за фактуриране, важно е да обърнете внимание на това колко потребителски акаунта могат да имат достъп до софтуера. Това ще осигури повече независимост за вашия екип, когато трябва да издават фактури.
4. Обмислете до каква степен да персонализирате фактурата
След като спазите всички законови изисквания (като например по отношение на това какво трябва да включва фактурата съобразно Закона за счетоводството – номер, дата, наименование, адрес и идентификационен номер (ЕИК, Булстат номер или ЕГН) на издателя и получателя; предмет, натурално и стойностно изражение на стопанската операция), можете да персонализирате фактурите на вашата фирма – да включите лого, да промените шрифта, да изберете цветове, и др. Това е начин да си гарантирате, че имиджът на вашата фирма ще бъде последователен и че ще се отличавате от конкуренцията.
5. Уверете се, че програмата може да се интегрира във вашия онлайн магазин
Друго предимство, което трябва да търсите, е възможността този софтуер да бъде интегриран в другите инструменти за управление на вашия бизнес, като например бек офиса на онлайн магазина или използваното управление за връзка с потребителите (CRM). Затова, когато избирате подходяща програма, анализирайте възможността за интегриране и приставки.
В OLX Business например можете да създадете свой собствен онлайн магазин само с няколко кликвания и към него да интегрирате програмите за управление, които използвате. Можете да го персонализирате с вашето лого, банери, местоположение и с всички елементи, които са ви необходими, за да продавате повече в онлайн пространството. Освен това ще се възползвате от уникален поддомейн, който може лесно да бъде открит при задаване на търсене в онлайн търсачките.
6. Анализирайте добре всички разходи
Много често цената, която плащате за даден софтуер, не включва актуализации или техническа поддръжка. Това е само един от примерите за разходите, които трябва да вземете предвид, когато сключвате договор за програма за фактуриране. Анализирайте добре всички разходи, сравнете цените и предлаганите функции. Накрая определете начина на плащане – дали ще бъде месечен, годишен или друг начин, който ви бъде предложен.
7. Осигурете си достъп до ефективно обслужване на клиента
Както беше споменато по-горе, от съществено значение за успеха на вашия бизнес е да си осигурите достъп до добро обслужване на клиента. Лесната комуникация и ефективността на отговорите са фактори, които трябва да вземете под внимание.
Добър съвет е да зададете различни въпроси на отдела по обслужване на клиенти по време на пробния период. Друг вариант е да проверите как програмата е оценена от потребителите, както и коментарите в социалните мрежи.
8. Възползвайте се от пробния период
За да направите добър избор, трябва да експериментирате. Това е единственият начин да разберете коя е най-добрата програма за вашата фирма.
Повечето софтуери за издаване на фактури предлагат пробен период от 30 дни – време, което трябва да използвате, за да тествате всички функции, да разговаряте с отдела по поддръжката и да получите обратна връзка от своя екип по отношение на това според тях колко лесна е програмата за използване.
9. Изберете решение, което да бъде достъпно онлайн
И накрая – важно е да изберете софтуер, който да работи онлайн. Разбира се, никога не трябва да пренебрегвате сигурността, но гъвкавостта да можете да издавате фактури навсякъде и по всяко време, както и да можете да получавате постоянни актуализации, са задължително условие за постигането на успех и гъвкавост за вашия бизнес.
Изборът на правилната програма за фактуриране за вашата фирма може да бъде ключов фактор за извършването на гъвкави операции и за разрастване на вашия бизнес. Освен това можете да разчитате на OLX Business за увеличаване на вашите онлайн продажби в OLX. Получете достъп до най-големия маркетплейс в страната и започнете да продавате сега.
