Научете защо е важно да се извърши добро планиране на финансите за вашата фирма и разберете какви са основните стъпки, за да го направите.

Данъци, електрическа енергия, суровини, заплати, транспорт, плащането на лихви – това са само някои от многото елементи на планирането на финансите, които трябва да предвидите, за да си гарантирате стабилност на вашия бизнес. Открийте от какво се състои и как да го извършите по практичен начин.

Какво означава да се извърши планиране на финансите?

Планирането на финансите е продължителен процес на преразглеждане и на приспособяване на използването на ресурсите към това, с което фирмата разполага. Финансовият план показва кои са основните източници на приходи, разходи и на финансиране за следващите няколко месеца, като позволява на управителя да разбере и да планира финансовото състояние на фирмата.

Това планиране трябва да се извърши посредством конкретни данни за фирмата, като също така може да бъде и по отношение на пазара, което позволява да се вземат стратегически решения по отношение на бизнеса. Тези решения касаят:

• Бъдещи ивестиции като например закупуването на машини, земи или складове;
• Отварянето на нови магазини;
• Пускането на нови продукти на пазара;
• Вътрешните преструктурирания на екипа;
• Преразглеждането на политиката по отношение на цените и маржовете;
• Навлизането на нови пазари;
• Изграждането на стратегически партньорства;
• Инвестирането в нови технологии или бизнес процеси;
• Намаляването на разходите с оглед увеличаване на ефективността.

Само ако разполагате с подходящ финансов план, ще бъде възможно да вземете тези и други решения по правилен начин.

Защо е важно да се извърши добро планиране на финансите?

Планирането на финансите е от особена важност поради няколко причини, но по-специално е от съществено значение за микро-, малките и средните фирми, които представляват 99,9% от предприемаческия сектор в страната. За да се гарантира устойчивостта на тези фирми, които са много повече изложени на колебанието на икономическите цикли и на финансовите пречки, отколкото големите организации, е важно да се извърши добро планиране на финансите. Достатъчно е да се види тежестта, която определени плащания (например ДДС, данък върху дохода на предприятията (корпоративен данък) или плащането на лихви) оказват върху финансовата стабилност и как се налага необходимостта от предвиждане на сумите и кога трябва да бъдат заплащани.

Има и втора причина, която превръща доброто планиране на финансите в нещо много важно – въпрос е на оцеляване. По-голямата част от фирмите претърпява фалит поради липса на планиране. По-конкретно – повечето малки фирми фалират през първите пет години, като едно скорошно изследване показва, че в 82%  от случаите основната причина е свързана с лошото управление на паричния поток или дори с липсата на финансова грамотност, за да се извърши правилен анализ на бизнеса. Затова е нужно да заложите на солидно и структурирано планиране на финансите, за да можете да взимате решения по информиран начин. Доброто планиране на финансите може да помогне да постигнете добри резултати, но и да избегнете грешки, които може да ви струват скъпо и дори да ви доведат до обявяването на закриването на предприятието.

В заключение, доброто планиране на финансите може да ви помогне да си представите и да сравните различни сценарии за постигането на повече рентабилност. Ако не сте сигурни дали да инвестирате или да не инвестирате в това, ако разполагате с финансов план, ще можете да сравните различни стратегии и да видите коя ще ви донесе повече приходи. Това е още един начин да взимате решения, но като разполагате и се основавате на данни.

От какви елементи трябва да се състои един добър финансов план?

Финансовият план трябва да обхваща всички области на фирмата. Ето защо елементите, които трябва да включва, са следните:

• Актуални заплати: за да се състави добър план, първо трябва да се отчете настоящото състояние на фирмата, което налага да имате ясен поглед върху отворените сметки на ваши клиенти и доставчици.
• Баланс на фирмените активи: нивата на запасите, оборудването, превозните средства, суровините и продуктите в процес на производство са друг вид информация, която е от съшествено значение, тъй като по този начин могат да се предвидят новите приходи или разходи.
• Фиксирани разходи: от заплатите до разходите за ток, считайте и разходите, които извършвате всеки месец, за да може да поддържате фирмата си да функционира. По отношение на електронната търговия – не забравяйте разходите, които могат лесно да бъдат пропуснати като например месечния абонамент за софтуер.
• Променливи разходи: за закупуването на суровини, за външни услуги или подизпълнители, за гориво или транспорт – това са само някои от най-представителни примери, на които трябва да обърнете внимание. Специално при електронната търговия обърнете внимание например на разходите, свързани с изпращането и обработването на плащанията.
• Банкови задължения: ако имате задължения към банка, данъчна институция или социалното осигуряване (освен разходите за доставчици, посочени по-горе), не забравяйте да ги отчете
• Стабилни приходи: тук се отчитат главно продажбите, но трябва да се внимава. Не осланяйте своя план на оптимистични прогнози, фокусирайте се само върху текущите приходи, които вероятно ще продължат и за в бъдеще.
• Данъци: ДДС, данък върху доходите на предприятията (корпоративен данък), данък върху дохода на физическите лица, патентен данък, данък върху разходите, здравни вноски, социално-осигурителни вноски, пенсионни вноски и много други. Фирмите в страната се облагат с различни видове данъци и такси, които трябва да бъдат отбелязани в календара, за да не ви се случи да трябва да ги плащате неподготвени.
• Срокове на плащане и цикли на фактуриране: не забравяйте да включите в анализа кога извършвате плащането на своите клиенти. Ако се касае за фактури, които са веднъж месечно, а на клиентите им отнема средно около 90 дни да платят, този дълъг период на чакане ще се окаже ключов фактор при вашето планиране. Направете същото и за своите доставчици.

След това проектирайте тези данни в план от поне 12 месеца, като им обърнете внимание месец по месец и започнете от баланса за текущия месец. Обърнете внимание, че това упражнение трябва да се извършва чрез предвиждане само на реалните парични приходи и разходи, а не като посочвате датите, на които фактурирате, или получавате фактурите. Въз основа на тези данни ще успеете да направите проверка на реалното положение, в което се намира фирмата, да идентифицирате ситуации, при които ще бъде необходимо да се намесите и да планирате бъдещето с по-голяма проницателност.

Кога трябва да се състави финансовият план?

Най-общо казано, обикновено се съставя годишен бюджет. По този начин ще успеете да си определите бюджета, с който разполагате за всички области на вашия бизнес. Въпреки това, за предпочитане е да се извършват чести преразглеждания на плана (поне веднъж месечно), като по този начин ще проверите дали го спазвате или ще бъде необходимо да се направят корекции.

Кой трябва да изработи финансовия план

Финансовият план трябва да се състави от управителя или управителите на фирмата, но е важно да имате предвид, че не може да бъде плод на индивидуална работа. Планирането на финансите трябва винаги да се извършва, като се включат всички ключови области на бизнеса. Само при една цялостна визия на 360º по отношение на бизнеса, може да се изработи реалистичен и постижим финансов план, като се открият проблемите, които заслужават внимание.

Как да извършите добро планиране на финансите

За да извършите добро планиране на финансите, трябва да следвате няколко основни стъпки. Ето и основните стъпки при създаването на успешна за вашия бизнес финансова стратегия.

1. Направете проучване на настоящото положение

Както вече беше споменато, първото нещо, което трябва да направите  е да се уверите, че имате всички данни на свое разположение. Сред ключовите документи, които ще ви бъдат необходими, се открояват балансите, отчетите за приходите и разходите за последните години, банкови извлечения на сметките и на кредитните карти, както и салдата на сметките на вашите клиенти и доставчици. В случай на външно финансиране или ако фирмата е получавала помощи от държавата, съберете и тези данни, както и договорите, които сте подписали с клиенти и доставчици, и средното време за получаване и извършване на плащанията. По този начин ще получите по-цялостна картина по отношение на основните източници на приходи и разходи.

2. Поставете си цели

Вече знаете какво е мястото, което вашата фирма заема – сега е важно да определите ясно къде искате да стигнете. Определете си глобални цели, но винаги да могат да бъдат измервани за 12 месеца, като например “да се увеличат постъпленията с 20% до 2024“ или „да се увеличи EBITDA (печалбата преди лихви, данъци, обезценяване и амортизация) с 15% за една година“. По този начин усилията за финансова оптимизация ще имат насоченост.

3. Създайте си годишен бюджет

С елементите, изброени в предходната точка, определете годишен бюджет на своята фирма, с паричните приходи и разходи (нефактурираните) и месечната заплата. По този начин определете кои са месеците, в които хазната може да пострада и така ще можете да предвидите начини как да избегнете да станете на червено.

4. Предвидете отклонения или алтернативни сценарии

Всички планове са създадени, за да могат да бъдат променяни. В такъв случай бъдете подготвени да направите промени на първоначалния план. В такъв случай най-доброто, което трябва да направите, е именно да предвидите алтернативни възможности. Създайте поне две алтернативи – едната да бъде най-оптимистичната, а другата – най-песимистичната. Така ще бъдете по-подготвени.

5. Създайте план за действие

След като сте определили целите си, време е да създадете общ план за действие. Той трябва да бъде разделен съобразно конкретните цели за всяка една област на бизнеса. Този план на действие трябва да включва разделение по задачи, предназначени за различните екипи; по срокове за извършване и по начини за наблюдение на проектите.

6. Регистрирайте финансовите движения

Може да изглежда очевидно, но много фирми все още пренебрегват малките финансови движения – на практика всички постъпления и харчения на пари са от значение. Затова регистрирайте всичко, което постъпва и напуска всички фирмени сметки, защото само при наличието на тази подробна информация, ще можете да извършите финансово планиране, което да е съобразено с това, което реално е валидно за вашата фирма.

Доброто планиране на финансите ше помогне на вашата фирма да се открои на все по-конкурентния пазар. И не забравяйте – при определянето на финансовата стратегия, включете партньор, който може да ви помогне да увеличите още повече продажбите си.

OLX Business е най-големият национален маркетплейс, където десетки хиляди фирми рекламират своите продукти и услуги пред повече от 7 милиона потребители месечно. Говорете с нашите консултанти и получете, без да се обвързвате с договор, подходяща оферта за вашия бизнес, като се възползвате дори от ексклузивни инструменти за продажби за постигането на устойчив растеж.