Всички фирми имат проекти. Някои от тях продължават няколко месеца и в тях участват много хора, а други продължават само няколко дни и се изпълняват от малък екип. Някои от тези проекти са вътрешни и целят да направят фирмата по-ефективна, други променят възприемането на пазара. Не съществуват два еднакви проекта, както и не съществува магическа формула да повторите предишен успех. Има обаче добри практики за управление на проекти, които си струва да научите, за да избегнете повтарянето на едни и същи грешки.

 

Какво представлява управлението на проекти и какви са неговите предимства?

Управлението на проекти е нещо повече от проследяването на задачи, срокове и бюджети. Когато се изпълнява правилно, помага на всеки отдел на фирмата да работи по-спокойно, като позволява на екипа да се съсредоточи върху важните задачи, без да се разсейва от закъснели задачи и надвишени бюджети.

Ето и основните предимства на управлението на проекти:

• Спестява време и пари;
• Подобрява вътрешната комуникация;
• Позволява да се избегнат грешки и да се повторят формули на успеха;
• Дава възможност на ръководителя на проекта да определи правилно колко големи да бъдат екипите;
• Прави така, че активите да носят максимална доходност;
• Позволява на всички да видят как вашата работа допринася за стратегическите цели на фирмата;
• Насърчава по-доброто управление на риска;
• Допринася за оптимизиране на работните процеси;
• Подобрява мотивацията на екипа.

До 2027 година се прогнозира, че по-голямата част от работата ще се основава на проекти, а не на извършването на повтарящи се задачи.  Въпреки че няма съмнение относно това, че управлението на проекти е важно, и че 97% от компаниите го считат за умение от решаваща важност, само 2,5% от организациите успяват да завършат проектите си в рамките на предвидените срокове и бюджет. Ето и някои от добрите практики, които могат да ви бъдат от полза.

 

Добри практики в управлението на проекти

Когато става въпрос за управлението на проекти, вместо да измисляте топлата вода, по-важно е да се гарантира правилното прилагане на набор от изпитани във времето най-добри практики.

Един проект  – една стратегическа цел

Стратегическите цели на дадена компания са нейните основни приоритети, като някои примери за това са увеличаването на онлайн продажбите или намаляване на разходите за доставка. Когато започвате нов проект, трябва да е ясно как той допринася за стратегическите цели по ясен и неуспорим начин. Например даден проект за стартиране на нов уебсайт трябва да допринесе за увеличаване на посещенията на страниците. Това е единственият начин да се гарантира, че проектът няма да бъде изместен на заден план, когато се появи нова инициатива.

Обхватът определя границите на проекта

Обхватът описва резултатите, сроковете и бюджетите, за да могат екипите да работят по-ефективно, като разполагат с цялостен поглед върху проекта.

Определянето и съобщаването на обхвата на всички участници помага да се управляват очакванията за това какво е включено и какво да се очаква, когато проектът бъде завършен. За предпочитане е обхватът да бъде обобщен на не повече от един лист A4 (или един слайд), така че да бъде лесен за разбиране и за споделяне.

Всеки проект се нуждае от график за изпълнение

Графикът представлява последователност от дейности с начална и крайна дата, което спомага за обясняване на това кои са важните етапи (основните събития) и кога те да бъдат изпълнени. Това е инструмент за управление на проекта и за комуникация, а тъй като всичко е представено по визуален начин, това позволява на всеки да разбере в какъв етап се намира проектът във всеки един момент.

Използвайте платформа за управление на проектите

Когато екипът използва подходяща дигитална платформа, е възможно да се взимат решения въз основа на данни, като постоянно се оптимизира управлението на проектите. Trello, Monday, Asana и Hubspot са само някои от примерите за добре познати приложения, като съществуват стотици други варианти на разположение за всички бизнес сектори, повечето, от които са безплатни. С тези приложения можете лесно да отговорите на въпроси като:

• Какъв е процентът на проектите, които са изпълнени в рамките на поставените срокове?
• Кои от задачите са изпълнени със закъснение?
• На каква част от човешките ресурси от екипа ви даден проект е бил възложен?

Да се очаква неочакваното е част от управлението на проекти

Управлението на проекти включва ранно сигнализиране за рисковете, като за тази цел е необходимо да сте нащрек за предупредителните сигнали, като например:

• Много задачи, които зависят от една дейност;
• Ако даден проект се нуждае от по-голям бюджет от предвидения;
• Обхватът е неясен или е под въпрос;
• Ключовият показател за ефективност (KPI) на проекта е неясен или не е лесно да бъде измерен;
• Необходимо е да се направи голяма първоначална инвестиция на време или на пари, за да изпитате пазара;
• Един човек съсредоточава у себе си правомощията, необходими за извършването на различни дейности;
• Направени са промени в екипа на проекта.

Ако разпознаете тези предупредителни сигнали, ще ви бъде по-лесно да реагирате навреме.

 

Методологии за управление на проекти

Съществуват няколко методологии за управление на проекти, които си струва да познавате и да адаптирате към вашата действителност.

Waterfall (Метод на водопада)

Методът на водопада (Waterfall) е традиционният подход за управление на проекти. Задачите и фазите се изпълняват линейно и последователно, като всеки етап от проекта трябва да бъде завършен, преди да започне следващият.

Тази методология често се допълва от изчисляването на т. нар. „критичен път“ – времето, което е необходимо за изпълнение на най-дългата последователност от етапи на проекта. Например, ако проектът се състои от 10 задачи, като за всяка от тях са необходими по 2 дни, то общото време за изпълнение на проекта е 20 дни. Ако обаче само 4 задачи трябва да бъдат изпълнени последователно, тогава „критичният път“ е 8 дни. С други думи – възможно е проектът да бъде завършен за 8 дни, при условие, че останалите задачи се изпълняват паралелно.

Scrum (“Спорна топка“)

Scrum („Спорна топка“) е гъвкав начин за управление на проекти. Вместо да следва линейния подход, както се случва при метода на водопада (Waterfall), Scrum („Спорна топка“) представлява методология, основана на сътрудничество, която е бърза и отворена за промени. При Scrum работата се разделя на кратки цикли, познати като „спринтове“, които обикновено продължават от 1 до 4 седмици.

Екипите на проектите са по-малки и се ръководят от т.нар. Scrum Master – лице, което отговаря за разпределянето на приоритетите и за осигуряването на необходимата подкрепа. В края на всеки спринт екипът оценява работата си и извършва необходимите промени, преди да започне нов цикъл.

Kanban

Водещ началото си от автомобилната индустрия, терминът “kanban” се развива, за да започне да представлява структура, в която задачите се представят визуално, докато се придвижват по колоните на дъската kanban. Всяка колона представлява етап от проекта.

Предимството на този метод е, че дава незабавна обща представа за състоянието на работата във всеки един момент. От друга страна това е също така и един от най-универсалните методи, който е приложим за почти всички сектори – от проектите, свързани с набирането на персонал, до логистиката или проектите за дигитален маркетинг.

Едно от предимствата обаче на този метод е това, че е много лесен за използване и ви помага да видите къде се образуват натрупвания (концентрация на много задачи) по нагледен начин.

Lean (Гъвкава методология)

Гъвкавата методология (Lean) има за основна цел да постави край на разхищенията, като опрости управлението на проектите, без това да бъде за сметка на качеството на работа. На практика тя позволява да се премахнат задачите, които не добавят никаква стойност за организацията, като се оптимизират процесите при по-малко разходи и като се постигне доставка по най-добрия начин до крайния клиент.

Този процес се основава на 5 принципа – стойност, поток (малките, но по-чести подобрения са по-добри от големите партиди с работа), режим на работа от типа „push“ (на тласъци) – т.е. да се върши само това, което пазарът изисква, когато това се изисква, както и качествени доставки, за да се избегне повторното извършване на работата.

PRINCE2

Познато още като Projects in Controlled Environment или „Проекти в контролирана среда“ – PRINCE2 е методология, създадена от британското правителство за технологични проекти, която понастоящем е адаптирана за различни индустриални инициативи.

Тази методология се състои от 7 етапа:

1. Започване на проекта;
2. Определяне на насоките в проекта;
3. Изпълнение на проекта;
4. Осъществяване на надзор над проекта;
5. Управление на доставките;
6. Управление на разделянето на фази;
7. Приключване на проекта.

PRINCE2 е подходящ за големи проекти с множество заинтересовани страни, но също така и за опростяване на управлението на индивидуални проекти.

 

Инструменти за управление на проекти

За успешното управление на проектите съшествуват различни инструменти, които можете да използвате и които ще ви помогнат да внесете повече яснота по отношение на процесите. Ето и най-важните от тях:

Project charter (Харта на проекта)

Хартата на проекта или т. нар. project charter представлява предварителна декларация за обхвата, целите и човешките ресурси, включени в проекта. В нея се посочват отговорностите на всяка заинтересована страна, основните цели и кой носи отговорност за проекта.

Този документ ще служи като ръководство и трябва да съдържа основните ключови показатели за ефективност (KPI) на проекта, както и определяне на отговорностите, график и рисковете, свързани с проекта.

5W2H

5W2H има за цел да помогне на организациите да планират своите действия, като помага да се получат отговори на много конкретни въпроси. 5-те W и 2-те H са:

• Who – КОЙ извършва действието?
• What – КАКВО ще се извършва?
• Where – КЪДЕ ще се извършва?
• When – КОГА ще се извършва?
• Why – ЗАЩО?
• How – КАК ще се извършва?
• How much – КОЛКО ще струва?

Този инструмент е създаден в автомобилната индустрия на Япония, като може да се приложи в други различни области на бизнеса.

SWOT анализ

SWOT анализът позволява да се запознаем със силните страни (Strenghts), слабите страни (Weaknesses), възможностите (Opportunities) и рисковете (Threats), на които е изложена дадена организация.

Този инструмент дава широка представа за контекста, в който се намира бизнесът, като служи и като чудесен помощник при взимането на стратегически решения.

Модел на платното

Платното е често използван инструмент за идентифициране не всички необходими елементи за съставянето на пълен бизнес модел или за очертаването на проект. Този модел трябва да включва пет колони:

• В първите две колони задайте партньорствата; дейностите, които трябва да бъдат разработени, и необходимите ресурси;
• В третата колона трябва да включите своето предложение за стойност;
• В четвъртата и петата колона определете как ще контактувате със своите клиенти, на кои начини за дистрибуция ще заложите и до кои сегменти възнамерявате да достигнете;
• Накрая, в долната част на таблицата включете структурата на вашите разходи, както и начина, по който възнамерявате да получавате приходи.

Иделният начин за структуриране на този план е да разпечатате лист хартия с петте колони и да залепите цветни самозалепящи се листчета във всяка една от тях.

PDCA

Представлява акроним от английски – Plan (планирай), Do (направи), Check (провери), Act (действай). Този инструмент има за цел непрекъснатото усъвършенстване, като ясно се определят решенията, а процесът на вземане на решенията е много опростен.

5-те конкурентни сили на Портър

Този инструмент е разработен от професор Майкъл Портър от Харвардския университет, като помага да се покаже къде се намира дадена фирма на пазара чрез установяването на 5 сили:

• Опасност от заместващи продукти;
• Опасност от навлизане на нови конкуренти;
• Сила на спазаряване на клиентите;
• Сила на спазаряване на доставчиците;
• Съперничество между конкурентите.

По този начин ще можете да разберете по-добре какво се случва във връзка с вашия бизнес.

 

OLX за компании, които искат да опростят управлението на проекти

Управлението на проекти не трябва да е сложно. Ето защо създадохме проста платформа, която мисли за фирмите, които искат да продават повече при по-малко бюрокрация. OLX Business ви позволява да получите достъп до цялата информация за продажбите и състоянието на поръчките в една интуитивна платформа.

С цел да се улесни логистиката, нашите партньори от пощенските и куриерските служби събират продукти от което и да е място, за да ги донесат до вратата на клиента. Освен това разполагаме със специализиран екип, който ви подкрепя на всяка крачка. Всичко това е без разходи за членство или комисионни от продажбите. Започнете тук.