Microsoft Office 365 е създаден, за да помага на фирмите в ежедневната им работа. Научете какво представлява, за какво служи, какви са ползите и ограниченията, свързани с него, и дали да изберете този инструмент за вашия бизнес.

Microsoft 365, който преди беше познато като Office 365, е опростена форма за използването на програмите на Microsoft, включително Word, PowerPoint или Excel посредством един единствен абонамент.

Ако преди беше необходимо да закупите тези програми поотделно, Microsoft реши да опрости процеса и да предложи всички тях посредством един единствен месечен или годишен абонамент.

Това позволява на всеки бизнес да управлява ежедневната си работа с помощта на приложения, които оказват значимо влияние в ежедневието на фирмите.

Нека видим какво представлява Microsoft 365, за какво служи, какви са ползите и недостатъците му и дали си струва да разполагате с тази услуга за вашия бизнес.

 

Какво представлява Microsoft Office 365?

Microsoft 365 е абонамент, който включва основните програми на Office, сред които се открояват:

• Word за документи с интелигентни функции;
• Excel за улесняване на работата с данни и за създаване на електронни таблици;
• PowerPoint за разработване на креативни презентации;
• OneNote – бележник;
• Outlook за управляване на имейли;
• Teams за видео разговори и чат за вашите екипи;
• OneDrive за съхраняване на документи;

Една от положителните черти на Microsoft 365 е, че позволява програмите да се използват не само на компютъра или на смартфона, но и онлайн, с възможност за папки в съвместна работа, където няколко души могат да имат достъп до едни и същи документи. По този начин е по-лесно документите да се редактират на момента, без да се подхвърлят насам-натам имейли за одобрение.

С един абонамент можете да инсталирате приложенията на Office на до пет PC или Macs, пет таблета и пет мобилни устройства. Хибридните устройства на Windows, както и тези като Microsoft Surface Pro се броят като един персонален компютър или таблет.

 

За какво служи Microsoft 365?

Microsoft 365 позволява да имате достъп до редица програми, които са проектирани, за да подобрят ежедневието на хората и на фирмите. Събира в едно единствено приложение някои от най-използваните от фирмите приложения.

По същество Microsoft 365 е проектирано, за да улесни изпълнението на задачи било в работен или личен контекст, или дори с образователна цел.

Съществуват различни планове в зависимост от целите за използване, които се адаптират към реалността на всеки един от тях.

С Microsoft 365 ще можете:

• Да създавате съвместно документи;
• Да управлявате вашите имейли и календари;
• Да имате достъп до различни програми в мрежата, по компютъра или в мобилни устройства;
• Да съхранявате документите си в облака, в OneDrive или да работите в мрежа;
• Да създавате работни екипи и да комуникирате по възможно най-бързия начин по между си по

 

Кои са предимствата на Microsoft 365?

Тъй като всеки абонамент за Microsoft 365 предоставя достъп до много полезни програми, съществуват няколко предимства да се сдобиете с тази услуга.

Съхранение на 1TB

Едно от основните му предимства е съхранението в OneDrive (облака на Microsoft 365 на документи до 1 терабайт на потребител. Освен това можете да работите по файл онлайн, а промените, които биват извършени, ще бъдат отразени на всички синхронизирани устройства.

Можете дори да споделяте файлове и папки с външни контакти или да предоставите линкове за споделяне с гости, или достъп за лица, които не са част от вашата организация.

Онлайн срещи

Чрез Microsoft Teams е възможно да създавате срещи за видео чат за до 300 души. Можете също така да създавате стаи за своите екипи, което улеснява събранията с колеги или споделянето на файлове.

Това приложение позволява също така да създавате уебинари със страници за регистрация на участниците, потвърждение по имейл и доклади.

Актуализиации и уеб версии

Освен с приложенията за десктоп Microsoft 365 разполага и с уеб версии на основните си приложения – Word, Excel, PowerPoint, OneNote и Outlook, както и с актуализации за най-новите версии на всяка програма.

Можете също така да създавате документи в реално време, като няколко потребители могат да работят върху един и същи файл.

Имейл с обем на паметта от 50GB

Microsoft 365 предлага на разположение на своите потребители електронна пощенска кутия с кабацитет до 50 гигабайта информация. Можете дори да разполагате със собствено име на домейна на вашия имейл и да създавате и да управлявате своя календар със срещи и задачи.

Помощ за клиента – ексклузивна за Microsoft

Друго предимство на тази услуга е помощта за клиентите – ексклузивна за Microsoft, която може да се извършва онлайн или по телефона.

Инструменти за фирмено управление

Microsoft 365 разполага с редица инструменти, за да можете да управлявате своя бизнес, например чрез Microsoft Forms. Това решение ви помага да планирате ежедневните си задачи, да контролирате работата, която трябва да се извърши с предимство – чрез Microsoft Lists или да насрочвате срещи с вашите клиенти – с Microsoft Bookings.

Сигурност срещу онлайн заплахи

Тъй като киберсигурността е на дневен ред, Microsoft 365 разполага също така и с Microsoft Defender, който помага да защитите своя акаунт от заплахи, скрити в прикачени файлове или линкове, изпратени по имейл.

Възможно е също така да премахнете данни от устройства, които са били загубени или откраднати, като контролирате кой има достъп до какъв вид информация, налагайки ограничения, когато е необходимо.

Абонаменти за всеки вкус

Друго предимство на Microsoft 365 е разнообразието от абонаменти, които можете да получите.

Съществуват следните планове за лично и семейно ползване:

• Microsoft 365 Personal– абонамент за един човек, на цена от 139,99 лева/година;
• Microsoft 365 Family – за до шест души, на цена от 189,99 лева/година.

За малките и средни фирми съществуват следните планове:

• Microsoft 365 Business Basic – абонамент за 5,10€ (9,99 лева)/година, на потребител;
• Microsoft 365 Apps за малки и средни фирми – абонамент за 8,80€ (17,21 лева)/година на потребител, което включва инсталирани и непрекъснато актуализиращи се версии на Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote за Windows или Mac и дори Access и Publisher (само за PC);
• Microsoft 365 Business Standard – абонамент за 10,50€ (20,53 лева)/година, с премиум функциите на приложенията на Office, с възможност за създаване на уебинари и насрочване на срещи с клиенти;
• Microsoft 365 Business Premium – абонамент за18,60€ (36,37 лева)/година, с всички описани до сега функции, както и разширена сигурност, достъп и контрол на данните, както и защита от киберзаплахи.

За големите предприятия съществуват следните планове:

• Microsoft 365 E3 – абонамент за 35,40€ (69,22 лева)/година, на потребител; комбинира всички функции на Office с всички функции за защита и съответсвие;
• Microsoft 365 E5 – абонамент за 57,30€ (112,04 лева)/година, на потребител; с предходните функции, но и с разширени гласови услуги и анализ;
• Microsoft 365 F3 – абонамент за 6,70€ (13,10 лева)/година, на потребител; с достъп до приложенията за продуктивност и услугите в облака.

Освен всичко това, ако сте ученик или работите в образователна институция, можете безплатно да се абонирате и да получите достъп до Office 365 Education. По този начин можете да работите с Word, Excel, PowerPoint, OneNote и Microsoft Teams.

 

Кои са основните ограничения на Microsoft 365?

Както при всяко друго нещо, съществуват ограничения и по отношение на използването на Microsoft 365. Ето и главните от тях:

Работа без връзка с интернет

Въпреки че можете да работите и офлайн с приложенията, инсталирани на вашия компютър, в случай че нямате връзка с интернет, файловете няма да се актуализират в OneDrive, което може да причини дублиране и объркване между различните файлове.

Трябва да плащате годишен абонамент

По същия начин, както плащате за абонамент за Netflix или HBO, използването на Microsoft 365 също е обвързано с годишен абонамент. Ако спрете да плащате, програмите на Office ще спрат да работят.

Ако това се случи, не забравяйте да свалите документите, които имате в OneDrive, в противен случай ще загубите достъп до тях.

Вид поддръжка

Въпреки че Microsoft 365 е широко използвано и по тази причина има добро обслужване на клиента, истината е, че този вид помощ решава главно ежедневни технически проблеми.

Например не са включени услугите, свързани с обслужване на място, подробният анализ поради даден проблем, възстановяването на данни и разрешаването на проблеми, свързани с ефективността.

Твърде много опции? Дори прекалено много

Количеството програми, с които разполага Microsoft 365, може да се счита за предизвикателство по отношение на използването на инструмента.

Тоест ще имате достъп до редица програми, от които вероятно ще използвате редовно три или четири. В този смисъл – ще плащате за повече от това, което ще използвате.

 

Струва ли си обаче за моя бизнес да имам Microsoft 365?

Както е при почти всичко в този живот – отговорът е „зависи“. Microsoft 365 разполага с широк набор от програми, които спомагат за по-голяма продуктивност, но всичко зависи от това как биват използвани тези програми.

За лични цели винаги можете да откриете други опции с безплатен лиценз (каквито са например инструментите на Google), които ще ви помогнат да се справите от ден на ден с ежедневните си нужди.

Когато се работи във фирма обаче, се разчита на работа в различни екипи и ако на тях е необходимо да имат достъп до едни и същи документи и да работят в мрежа, вероятно има смисъл да изберете Microsoft 365.

Въпросите за кибер сигурността също трябва да бъдат осмислени тук, тъй като всеки пробив в сигурността може да постави под въпрос приемствеността във вашия бизнес. И ако това е нещо, което касае вашата фирма (както и трябва да бъде), Microsoft 365 може да бъде добър вариант за запазването на вашите активи.

 

Да си изберете софтуер, който най-добре помага на вашия бизнес, както например Microsoft 365, е първата стъпка, за да си гарантирате продуктивност и ефективност. След това трябва да си изберете партньор като например OLX Business. Научете повече за това как можем да ви помогнем – изложете  продуктите си в тази мрежа с над 700 000 възможности за продажба месечно.